Demonstracyjny system zapisów do żłobków

REGULAMIN ZAPISÓW ELEKTRONICZNYCH DO ŻŁOBKA MIEJSKIEGO

 

§1. DEFINICJE

Terminy użyte w Regulaminie oznaczają:

1. System elektronicznego naboru - platforma elektroniczna wspomagająca procedurę zapisu dziecka do Żłobka Miejskiego, umożliwiająca składanie wniosków w trybie całorocznym, porządkująca jednocześnie składane wnioski w oparciu o ustalone kryteria, stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu, a także o datę złożenia wniosku.
2. Wniosek - dokument sporządzony w formie elektronicznej, składany za pomocą systemu elektronicznego naboru przez rodzica/opiekuna prawnego, zawierający:
1. imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL dziecka,
2. imiona i nazwiska oraz numer PESEL rodziców,
3. adres miejsca zamieszkania rodziców i dziecka,
4. adres do korespondencji (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),
5. miejsce pracy rodziców lub miejsce pobierania nauki w szkole lub szkole wyższej przez rodziców - o ile pracują lub pobierają naukę,
6. dane kontaktowe rodziców/opiekuna prawnego dziecka (telefon stacjonarny, telefon komórkowy, adres poczty elektronicznej - e-mail),
7. wypełnioną tabelę kryteriów punktowych,
8. zgodę na przetwarzanie przez Żłobek danych, o których mowa we wniosku wyłącznie
9. w związku z rekrutacją oraz w zakresie i w celu zapewnienia dziecku prawidłowej opieki,
10. oświadczenie o prawdziwości i zgodności ze stanem rzeczywistym danych zawartych we wniosku, pod rygorem usunięcia wniosku z systemu elektronicznego naboru.
3. Żłobek - Żłobek Miejski , działający na podstawie statutu, (stanowiącego załącznik do uchwały Rady Miasta Nr LV/1029/14 z dnia 29 maja 2014 roku w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego uchwały w sprawie uchwalenia statutu Żłobka Miejskiego z późniejszymi zmianami).
4. Dyrektor - osoba kierująca i zarządzająca Żłobkiem, zatrudniana przez Prezydenta Miasta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
5. Rodzic - oznacza również opiekuna prawnego dziecka

 

§2. PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW I PRZYJĘCIA DZIECKA DO ŻŁOBKA

1. Rodzic przed wypełnieniem wniosku składa oświadczenie, że zapoznał się z przepisami niniejszego regulaminu i je w całości akceptuje.
2. W przypadku braku odpowiednich urządzeń, pozwalających na uzyskanie dostępu do sieci Internet dopuszcza się możliwość złożenia wniosku w administracji Żłobka. W takim przypadku wniosek jest wprowadzany do systemu elektronicznego naboru przez rodzica w siedzibie placówki przy wyznaczonym do tego celu stanowisku w dni robocze w godzinach od 9:oo do 14:oo.
3. Na potwierdzenie złożenia wniosku drukowany jest formularz z wypełnionymi danymi, pod którym rodzic składa podpis.
4. Na potwierdzenie złożenia wniosku, system elektronicznego naboru wysyła wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym na podany we wniosku adres poczty elektronicznej, który należy potwierdzić celem zakończenia pierwszego etapu procedury rejestracyjnej. Wniosek zmienia wtedy status z "NIEZWERYFIKOWANY E-MAIL" na "NOWY". Brak potwierdzenia linku weryfikacyjnego w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty wprowadzenia danych jest jednoznaczny z nieprawidłowym przeprowadzeniem procesu rejestracyjnego, co w konsekwencji skutkuje usunięciem wniosku z systemu elektronicznego naboru.
5. Wydrukowany formularz wniosku z podpisem rodzica należy złożyć w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia wypełnienia wniosku w formie elektronicznej do siedziby żłobka w dni robocze w godzinach od 9:00 do 14:00, w którym Dyrektor lub upoważniony pracownik zweryfikuje dane zawarte we wniosku i potwierdzi jego złożenie. Po złożeniu w żłobku wydrukowanego wniosku oraz po zweryfikowaniu danych, wniosek otrzymuje status: "AKTYWNY" i zostaje zakwalifikowany do systemu elektronicznego naboru w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia złożenia wniosku. Naruszenie zasad drugiego etapu procedury rejestracyjnej skutkuje automatycznym usunięciem wniosku z systemu elektronicznego naboru.
6. Po złożeniu wniosku, system elektronicznego naboru automatycznie dokonuje przyporządkowania wniosku do żłobka, określając jednocześnie pozycję, na której został zakwalifikowany dany wniosek.
7. Rodzic po wprowadzaniu numeru PESEL dziecka i unikalnego hasła zabezpieczającego może na bieżąco śledzić pozycję dziecka na liście oczekujących. W przypadku utraty (zapomnienia) hasła, system elektronicznego naboru umożliwia odzyskanie hasła po wprowadzeniu numeru PESEL dziecka oraz podaniu adresu e-mail, na który zostanie przesłany link umożliwiający ponowne wygenerowanie hasła i zalogowanie się do systemu.
8. Rodzic przyjmuje do wiadomości konieczność potwierdzania (aktualizacji) wniosku w sposób i w trybie określonym przez administratora systemu elektronicznego naboru:
   
   1. system nie częściej niż co trzy miesiące (licząc od zakończenia miesiąca, w którym został złożony wniosek) może losowo wysłać wiadomość e-mail z linkiem aktualizacyjnym na adres poczty elektronicznej, podany we wniosku. Rodzic zobowiązany jest potwierdzić wniosek za pośrednictwem linka aktualizacyjnego oraz ewentualnie uaktualnić podane w nim dane,
   2. Jeśli w terminie do 14 dni kalendarzowych od daty wysłania wiadomości e-mail wniosek nie zostanie potwierdzony w sposób opisany w pkt. a), e-mail zostaje wysłany ponownie, a wniosek otrzymuje status "ZABLOKOWANY",
   3. W przypadku braku potwierdzenia "zablokowanego" wniosku ze strony rodzica w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia wysłania drugiej wiadomości e-mail, wniosek zostanie usunięty z systemu elektronicznego naboru,
   4. W przypadku, gdy wniosek został złożony za pomocą adresu e-mail administracji Żłobka :

   d 1) system wysyła wiadomość e-mail z linkiem aktualizacyjnym na adres poczty elektronicznej, podany we wniosku, a
   upoważniony pracownik administracji Żłobka zobowiązany jest - na podstawie rozmowy telefonicznej, lub spotkania z rodzicem - potwierdzić wniosek za pośrednictwem linka aktualizacyjnego oraz ewentualnie uaktualnić podane w nim dane,

   d 2 ) jeśli w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia wysłania wiadomości e-mail wniosek nie zostanie potwierdzony w sposób opisany
   w pkt. d l)) - ze względu na udokumentowany, minimum 2-krotny brak możliwości skontaktowania się z rodzicem

   (podanie nieprawidłowego numeru telefonu kontaktowego, brak odbioru telefonu) - wiadomość e-mail zostaje
   wysłana ponownie, a wniosek otrzymuje status "ZABLOKOWANY",

   d 3 ) w przypadku braku potwierdzenia "zablokowanego" wniosku w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia wysłania drugiej 
   wiadomości e-mail, wniosek zostanie usunięty z systemu elektronicznego naboru. Zapis pkt. d 2) w
   części dotyczącej kontaktu z rodzicem stosuje się odpowiednio.

9. Dyrektor lub upoważniony pracownik zobowiązany jest do niezwłocznego nie później jednak niż w ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia w którym nastąpiło zwolnienie miejsca do podjęcia działań, wraz z propozycją przyjęcia dzieci według  kolejności wynikającej z listy wyświetlanej przez system, z uwzględnieniem wieku dziecka oraz kwalifikacji do określonej grupy wiekowej.
10. Dyrektor lub upoważniony przez niego pracownik administracji Żłobka potwierdzają propozycję wyboru następnego kandydata.
11. Dyrektor lub upoważniony pracownik informuje rodziców o terminie przyjęcia dziecka wraz z podaniem stosownej informacji praktycznej dot. sposobu przyjęcia dziecka (np. procedury przyjęcia, wymaganej dokumentacji itp.). Informacja ta jest przekazywana rodzicom albo w formie telefonicznej - w takim przypadku dyrektor lub upoważniony pracownik zobowiązany jest do spisania notatki służbowej, która powinna zawierać co najmniej: numer telefonu rozmówcy, datę i godzinę rozmowy, imię i nazwisko rozmówcy albo w formie elektronicznej (wiadomość e-mail).
12. W przypadku gdy rodzic, bez podania przyczyny, nie zgłosi się do żłobka w wyznaczonym terminie (zgodnie z § 2 pkt. 11), Dyrektor lub upoważniony pracownik niezwłocznie usuwa wniosek z systemu elektronicznego naboru oraz wdraża procedury opisane w § 2 pkt. 9 i następnych w celu przyjęcia kolejnego dziecka.
13. W przypadku zakwalifikowania dziecka do opieki żłobkowej, Dyrektor przed podpisaniem umowy może zażądać od rodzica przedstawienia dokumentów o spełnieniu zaznaczonych we wniosku kryteriów, w tym przede wszystkim o zamieszkaniu na terenie miasta, o zatrudnieniu, korzystaniu ze wsparcia MOPS itp. Jeśli przedstawione dokumenty potwierdzą niezgodność danych, przyjmuje się, że dane kryterium nie jest spełnione, a wniosek podlega obowiązkowej aktualizacji. Taka sama procedura obowiązuje w przypadku nieprzedstawienia dokumentów.
14. W przypadku zakwalifikowania dziecka do opieki żłobkowej rodzic przed podpisaniem umowy składa oświadczenie zawierające dane o stanie zdrowia, stosowanej diecie i rozwoju psychofizycznym dziecka.
15. Dyrektor lub upoważniony pracownik po przyjęciu dziecka do żłobka dokonuje zmiany w systemie naboru elektronicznego statusu wniosku z "AKTYWNY" na "PRZYJĘTY".
16. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z rodzicem w ciągu dwóch następujących po sobie dniach roboczych od dnia stwierdzenia przez Dyrektora lub pracownika administracji Żłobka błędnego podania danych, zawartych we wniosku lub braku ich aktualizacji, w dowolnej, udokumentowanej formie (za pomocą telefonu, wiadomości e-mail). Wniosek jest usuwany z systemu elektronicznego naboru.
17. W przypadku rezygnacji z opieki żłobkowej, rodzic zobowiązany jest do niezwłocznego usunięcia wniosku z systemu elektronicznego naboru lub poinformowania o rezygnacji Dyrektora Żłobka lub upoważnionego pracownika.
18. W przypadku przesunięcia oczekiwanej daty przyjęcia lub zmiany innych danych, rodzic zobowiązany jest do niezwłocznej aktualizacji wniosku w systemie elektronicznego naboru i poinformowania o sytuacji Dyrektora Żłobka lub upoważnionego pracownika.
19. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, dopuszcza się objęcie opieką żłobkową dziecka znajdującego się w wyjątkowej sytuacji (dotyczy to zwłaszcza dzieci z domów dziecka, dzieci osób bezdomnych, dzieci z ośrodków pomocy ofiarom przemocy, dzieci z rodzin znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, itp.). W takim przypadku objęcie dziecka opieką żłobkową następuje poza kolejnością za zgodą Wiceprezydenta Miasta lub Naczelnika Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej.
20. Do dnia 20 czerwca każdego roku Żłobek na podstawie danych z dnia 30 maja przygotuje i opublikuje listę dzieci przyjętych od dnia 1 września. Sposób i tryb publikacji listy zostanie podany na stronie internetowej Żłobka.
21. Przyjęcia dzieci w trakcie roku kalendarzowego będą realizowane zgodnie z postanowieniami § 2 pkt. 9-12 niniejszego regulaminu.
22. Żłobek zwraca uwagę, że ze względu na okresową aktualizację wniosków, przeprowadzaną w oparciu o ustalone kryteria, możliwa jest zmiana miejsca wniosku na liście oczekujących (przesunięcie na wyższą bądź niższą pozycję w zależności od wartości punktowej wynikającej z aktualnej sytuacji składającego wniosek).

 

§3. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Sprawy sporne dot. funkcjonowania systemu zapisu elektronicznego będą rozstrzygane przez Dyrektora w terminie do dwóch tygodni od dnia wpływu wniosku przekazanego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie pisemnej na adres administracji Żłobka.
2. Żłobek zastrzega sobie prawo przyjęć dzieci zgodnie z pozycją wynikającą z listy oczekujących w miarę posiadanych miejsc - do odpowiednich wiekowo, zgodnych z etapem rozwoju psychofizycznego - grup żłobkowych.
3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy z dnia 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U.z 2011 roku, nr 45, poz.235 ze zmianami).
4. Zmiany do Regulaminu będą każdorazowo ogłaszane w sposób zwyczajowo przyjęty w Żłobku Miejskim na stronie internetowej.
5. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 01.04.2016 roku.

 

Załącznik Nr 1 do Regulaminu zapisów elektronicznych do Żłobka Miejskiego

 

Kryteria naboru do Żłobka Miejskiego

 

lp	Kryteria przyjęć	Wartość punktowa
1	Dziecko zamieszkałe na terenie miasta 1a	50
2	Jestem osobą samotnie1,1a wychowującą dziecko	1
3	Dziecko wychowywane przez samotnego rodzica lub opiekuna prawnego1, pracującego1,1a, studiującego, uczącego się w trybie dziennym 1b	19
4	Dziecko, którego rodzice/opiekunowie prawni oboje pracują, studiują, uczą się w trybie dziennym 1b	18
5	Dziecko, którego jeden z rodziców/opiekunów prawnych pracuje, studiuje, uczy się w trybie dziennym 1b	9
6	Dziecko, którego rodzice/opiekunowie prawni nie pracują, nie studiują, nie uczą się w trybie dziennym	1
7	Dziecko rodziców/opiekunów prawnych, wobec których obojga orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, bądź równoważny stopień niepełnosprawności2	15
8	Dziecko którego jeden z rodziców/opiekunów prawnych legitymuje się orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, bądź równoważnym stopniem niepełnosprawności2	5
9	*Dziecko z rodzin wielodzietnych w ramach Karty Dużej Rodziny -"Rodzina 3+" 1c	6
10	*Dziecko które ma dwoje lub więcej rodzeństwa, zamieszkującego wspólnie na stałe 1a	5
11	Dziecko będące wieloraczkiem 1a	3
12	Dziecko rodzica korzystającego z pomocy MOPS lub innej instytucji i posiadającego opinię o konieczności objęcia dziecka opieką żłobkową 1b	5
13	Dziecko, którego rodzeństwo ma orzeczony znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności2, zamieszkujące wspólnie na stałe	5
14	Czas oczekiwania na przyjęcie do żłobka liczony od momentu zapisu	1 pkt za każdy miesiąc oczekiwania na miejsce, max 10 pkt

 

Żłobek Miejski zwraca uwagę, że ze względu na okresową aktualizację wniosków, przeprowadzaną w oparciu o ustalone kryteria, możliwa jest zmiana miejsca wniosku na liście oczekujących (przesunięcie na wyższą bądź niższą pozycję w zależności od wartości punktowej).

 

Żłobek Miejski zastrzega sobie prawo przyjęć dzieci zgodnie z pozycją wynikającą z listy oczekujących przy uwzględnieniu wolnych miejsc w danej grupie wiekowej (do przyjęcia będzie zakwalifikowany wniosek o największej sumie punktowej w danej grupie wiekowej).

 

1. Przez dziecko wychowywane przez samotnego rodzica lub opiekuna prawnego rozumie się dziecko wychowywane przez pannę, kawalera, wdowę, wdowca lub osobę pozostającą w separacji orzeczonej prawomocnym wyrokiem sądu, osobę rozwiedzioną, chyba że wychowuje wspólnie co najmniej jedno dziecko z jego rodzicem bądź osobę samotną której powierzono opiekę nad dzieckiem.

Prawomocny wyrok sadu rodzinnego orzekający rozwód separacje lub akt zgonu oraz oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem (art.20tust.2 pkt.1c ustawy o systemie oświaty) w przypadku kryterium samotności rodzica.

1a.Oświadczenie (art.20t ust.2 pkt.1a i 2 ustawy o systemie oświaty)- w przypadku kryteriów: wielodzietności, wieloraczków, miejsca faktycznego  zamieszkania.

1b.Zaświadczenia - zaświadczenia ze wskazaniem czasookresu umowy oraz przebywaniu na urlopie macierzyńskim, tacierzyńskim, rodzicielskim itp. ważne 1 miesiąc w przypadku kryteriów dotyczących rodziców/opiekunów prawnych pracujących, studiujących, uczących się w systemie dziennym oraz zaświadczenia o wyjątkowej sytuacji dziecka ze wskazaniem o konieczności objęcia dziecka opieką żłobkową, wystawione przez uprawnione do tego instytucje (np. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej).

1c.Karta "Rodzina 3+" do okazania w przypadku dzieci rodzin wielodzietnych objętych programem w ramach Karty Dużej Rodziny.

* pkt 9 lub pkt 10 do wyboru

 

2. RÓWNOWAŻNOŚĆ STOPNI NIEPEŁNOSPRAWNOŚCI:

Do znacznego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej i wymagającą, w celu pełnienia ról społecznych, stałej lub długotrwałej opieki i pomocy innych osób w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji.

Orzeczenie lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o:

• całkowitej niezdolności do pracy, ustalone na podstawie art. 12 ust. 2, i niezdolności do samodzielnej egzystencji, ustalone na podstawie art. 13 ust. 5 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• niezdolności do samodzielnej egzystencji, ustalone na podstawie art. 13 ust. 5 wyżej wymienionej ustawy, jest traktowane na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności. 

Orzeczenie o zaliczeniu do:

1. grupy inwalidów traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności zalicza się osobę z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolną do pracy albo zdolną do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej lub wymagającą czasowej albo częściowej pomocy innych osób w celu pełnienia ról społecznych.

Orzeczenie lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o:

• całkowitej niezdolności do pracy, ustalone na podstawie art. 12 ust. 2 wyżej wymienionej ustawy, jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.

Orzeczenie o zaliczeniu do:

2. grupy inwalidów traktowane jest na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności

 

Uwaga:
Oświadczenia potwierdzające spełnianie kryteriów składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści:
"Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia" (art.20t ust.6 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty)

 

Uwaga:
W przypadku nie przedstawienia wymaganych dokumentów potwierdzających spełnianie danych kryteriów komisja rekrutacyjna, rozpatrująca wnioski nie uwzględnia kryterium, które nie zostało potwierdzone.